Retko se susreće da u prvim godinama poslovanja kompanije razmišljaju o implementiranju modernog ERP rešenja. Međutim, proaktivna odluka vlasnika da svoje poslovanje prati od samog početka uz pomoć globalnog ERP softvera koju u sebi ima inkorporirane svetske poslovne prakse je specifičnost naše najnovije implementacije rešenja Business Central Flying Start.
Naš klijent Ibis Pro Solutions je malo, inovativno preduzeće osnovano u Valjevu. Preduzeće posluje u segmentu online prodaje društvenih igara.
Poslovni izazovi: Nepotpun uvid u informacije danas, potreba za integracijom sutra
Pre implementiranja rešenja, knjiženje je vođeno u softveru knjigovodstvene agencije, a poslovnim informacijama iz softvera mogao je da pristupi samo knjigovođa iz eksterne, knjigovodstvene firme. Zaposleni su, dakle, imali ograničen pristup podacima, a samim tim su dobijali i nepotpunu sliku o poslovanju. Kompanija Ibis Pro Solutions donela je odluku da implementira sopstveni knjigovodstveni softver sa ciljem da se obezbedi samostalnost u odnosu na knjigovodstvenu agenciju, kao i potpuna transparentnost poslovnih informacija. Prethodno rešenje, takođe, nije moglo da podrži lako praćenje izlazne i ulazne dokumentacije, kao ni integraciju ERP rešenja sa vebsajtom koja se planira u budućnosti.
Ibis Pro Solutions je mlado preduzeće koje se od samog početka odlučilo da svoje poslovanje vodi kroz ERP softver. I pre nego što je osnovao svoje preduzeće, vlasnik se na vreme informisao o ponudi ERP rešenja. Proaktivno razmišljanje vlasnika kompanije Ibis Pro Solutions omogućilo je da se uz novo Microsoft rešenje preduzeće bude usmereno na pravi put od samog početka.
– Zvezdana Jovanović, Project Coordinator u kompaniji BE-terna
Cilj: Povećati transparentnost i efikasnost i stvoriti osnovu za dalju integraciju poslovanja
Ibis Pro Solutions je mlado preduzeće koje od prvog dana želi da se prema svojim novčanim tokovima odnosi proaktivno i transparentno. I pre samog osnivanja firme, vlasnik je razmišljao o ERP rešenjima koja su pogodna za mala i srednja preduzeća. Uvođenjem ERP rešenja klijent je želeo da pojednostavi proces knjiženja i poveća transparentnost unutar organizacije. Klijent je odlučio da knjigovodstvo bude funkcija unutar preduzeća, a da se obezbedi i nezavisnost od eksternih, knjigovodstvenih agencija.
Osim povećane efikasnosti na kratak rok, klijent razmišlja i o integraciji ERP softvera sa online prodavnicom, čime će se obezbediti direktna obrada porudžbina sa sajta kroz rešenje Business Central Flying Start što će dodatno ubrzati proces knjiženja.
Rešenje: Implementacija paketa Trade rešenja Business Central Flying Start
Moduli rešenja Business Central Flying start se nadovezuju jedan na drugi. Kako klijent poseduje online prodavnicu i kako je, uz optimizaciju knjiženja, neophodno praćenje zaliha, klijent se odlučio za paket Trade. Modul Trade obuhvata funkcionalnosti koje se nalaze i u paketu Finance na koji se nadovezuje, ali paket Trade poseduje i naprednije mogućnosti praćenja zaliha što odgovara zahtevima poslovanja kompanije Ibis Pro Solutions. Ne samo da paket odgovara trenutnim zahtevima poslovanja, već ga je moguće i naknadno integrisati sa sajtom što je u skladu sa budućim planovima rasta kompanije. Modularnost rešenja i mogućnosti integracije Business Central Flying Start-a sa drugim softverima će omogućiti kompaniji Ibis Pro Solutions da u budućnosti lako nadogradi module koje će rast kompanije zahtevati. Na taj način, rešenje raste zajedno sa preduzećem, a samo preduzeće ne mora da implementira rešenje koje prevazilazi trenutne potrebe kompanije u početnom trenutku što čini rešenje pogodnim za segment malih i srednjih preduzeća jer je u skladu sa njihovim budžetom. I upravo je srž rešenja Business Central Flying Start u činjenica da je reč o rešenju za nove i inovativne kompanije koje žele softver koji će pratiti njihov rast.
Nakon što je podignuto testno okruženje, zaposleni koji će koristiti sistem dobili su pristup learning portalu. Na learning portalu, budući korisnici su mogli da pristupe uputstvima i video materijalima. Osim samostalnog učenja, organizovani su i fokusirani treninzi kako bi korisnici bili spremni za rad u modulima za prodaju, nabavku i finansije, ali i da adekvatno upravljaju zalihama, što je bitno iz razloga što je reč o preduzeću koju poseduje online prodaju. Na taj način, korisnici su se samostalno upoznavali sa softverom, dok je tim iz kompanije BE-terna paralelno vršio dodatna podešavanja sistema. Proces testiranja je bio kraći i zbog manje količine podataka jer je preduzeće mlado. Nakon što je u fazi testiranja utvrđeno da je sistem spreman za produkciju, sistem je pušten u rad, a klijent je dobio mogućnost da proknjiži prve fakture u softveru Microsoft Dynamics Business Central.
Kako je preduzeće mlado, nije bilo mnogo istorijskih podataka o čijoj migraciji bi trebalo voditi računa prilikom implementacije softvera, što je skratilo sam implementacioni proces. Umesto tri i po nedelje, proces implementacije je trajao dve nedelje. To je jedan od efekata proaktivne odluke vlasnika da se ERP sistem implementira ubrzo nakon osnivanja kompanije.
Rezultati: Povećana efikasnost i omogućena transparentnost uz bezbednost podataka – sa bilo koje lokacije, bilo kada
- Svi podaci su sada na jednom mestu
- Mogućnost pravovremene kontrole podataka
- Proaktivno reagovanje na izazove koje je omogućeno blagovremenim pristupom informacijama
- Rešenje je jednostavno za korišćenje, pa je vreme privikavanja zaposlenih na softver skraćeno
- Transparentnost u poslovanju koja omogućava i da sa rastom kompanije novi zaposleni imaju uvid u istorijske podatke i pređašnje poslovanje bez nepotrebnog skladištenja papira
- Samostalnost u odnosu na knjigovodstvene agencije jer se samo knjigovodstvo sada obavlja unutar firme
- Završna PDV prijava se lakše generiše i proverava, automatski se izvozi u zahtevanom formatu i lako prilaže na portal nadležnih institucija
- Kako je Business Central SaaS rešenje u cloud-u, korisnici rešenju mogu da pristupe sa bilo koje lokacije bilo kada
- Microsoft je pažnju posvetio bezbednosti, pa je kroz autentikaciju korisnika u dva koraka, sigurnost podataka na najvišem nivou
Budući planovi: Potpuna integracija poslovanja
U početku će klijent koristiti paket Trade, ali kako poseduju online prodaju u planu je integracija online prodavnice i rešenja Microsoft Dynamics Business Central u budućnosti.
Jedan od benefita koje je Microsoft Business Central kao najnovije Microsoft rešenje doneo na tržište jeste činjenica da je omogućena jednostavnija i brža integracija sa drugim softverima i aplikacijama. Business Central olakšano komunicira sa drugim softverima putem konektora, a pri tome je dovoljan unos osnovnih parametara. Na taj način, programerski deo spajanja različitih rešenja je značajno olakšan. Osim što je implementirano rešenje doprinelno povećanju efikasnosti odmah, karakteristike rešenje su i u skladu sa klijentovim dugoročnim planovima za dalji rast poslovanja.
Za kompaniju BE-terna odlučili smo se zbog uspešne dugogodišnje saradnje koju imamo sa njenim zaposlenima, ali i zbog toga što prepoznajemo inovativnost kompanije BE-terna koja je jedina firma u Srbiji koja u svojoj ponudi ima rešenje Business Central Flying Start. Business Central Flying Start odgovara potrebama malih i srednjih preduzeća koja su u razvoju i koja žele da prate svoje poslovanje od samog početka, a pri tome su cene paketa pristupačne za naš segment.
– Predrag Vragović, vlasnik kompanije Ibis Pro Solutions